Toimiston muutto: käytännön muistilista
Toimistomuutto sujuu, kun sillä on yksi vastuuhenkilö, selkeä aikataulu ja jokaisessa laatikossa merkintä siitä, mihin työpisteeseen se kuuluu. Ilta- tai viikonloppumuutto häiritsee työtä vähiten.
Alla ovat vaiheet päätöksestä ensimmäiseen työpäivään uudessa toimistossa sekä merkintämalli, jonka avulla jokainen laatikko päätyy oikealle paikalle.
Nimeä muutolle yksi vastuuhenkilö
Yksi henkilö ylläpitää aikataulua, pitää yhteyttä muuttoyritykseen ja päättää, minne tavarat menevät. Jos vastuu on jaettu monelle, kysymykset jäävät auki ja muuttotiimi joutuu odottamaan.
Sovi aikataulu ja muuttoajankohta
- Päätä, muutetaanko illalla, viikonloppuna vai vaiheittain.
- Kerro työntekijöille, milloin heidän työpöytänsä on pakattava.
- Sovi hissistä, lastauspaikasta ja pysäköinnistä molempien kiinteistöjen kanssa.
Moving24 tekee yritysmuuttoja sopimuksen mukaan myös iltaisin ja viikonloppuisin.
Tee luettelo kalusteista ja laitteista
Listaa pöydät, tuolit, kaapit, näytöt ja laatikot. Merkitse, mitkä huonekalut puretaan, mitkä jäävät paikalleen ja mitkä tarvitsevat romun poisvientiä. Lähetä suurista huonekaluista kuvat ja mitat.
Valmistele IT-laitteet muuttoa varten
- Sovi varmuuskopioinnista ja laitteiden irrottamisesta IT-vastaavan kanssa.
- Merkitse johdot ja pidä kunkin työpisteen tarvikkeet yhdessä.
- Kirjaa, mitkä laitteet on kytkettävä uudessa toimistossa ensimmäisenä.
- Sovi palvelimien ja muiden herkkien laitteiden käsittelystä erikseen.
Merkitse laatikot työpisteittäin
Muutto sujuu nopeimmin, kun uuden toimiston pohjapiirroksessa jokaisella työpisteellä on numero ja sama numero on sen laatikoissa ja kalusteissa. Anna pohjapiirros myös muuttotiimille, jotta jokaisen laatikon paikkaa ei tarvitse kysyä.
| Merkintä | Esimerkki |
|---|---|
| Kerros ja huone | 2. kerros, huone 204 |
| Työpisteen numero | Pöytä 12 |
| Sisältö | Asiakirjat, kaapelit |
| Kiireellisyys | Tarvitaan heti maanantaina |
Muuttopäivä: vastuuhenkilö paikalla
Pidä kulkureitit vapaina. Vastuuhenkilön tulee olla tavoitettavissa lastauksen ja purun aikana, ja avainten sekä kiinteistön yhteystietojen on oltava käsillä. Tarkista uudessa toimistossa tavaraluettelo ja huonekalujen sovitut paikat.
Tarkistukset ennen ensimmäistä työpäivää
Tarkista työpisteet, sähköt, internet ja yhteiset laitteet. Kerää uudelleen käytettävät laatikot ja sovi jäljelle jääneiden tarpeettomien kalusteiden poisviennistä.
Toimistomuuton järjestelyistä kerrotaan sivulla yritysmuutto. Jos tarvitset vain kantajia, tutustu kantoapuun, ja kalusteet, jotka eivät tule uuteen toimistoon, hoituvat vanhojen huonekalujen poisviennillä. Kaikki palvelut löydät sivulta muuttofirma Tallinnassa.
Kysymyksiä ja vastauksia
Kyllä, sopimuksen mukaan. Moving24 muuttaa toimistoja myös iltaisin ja viikonloppuisin. Varmista päivä ja pääsy molempiin rakennuksiin.
Yksi henkilö, joka ylläpitää aikataulua, pitää yhteyttä muuttotiimiin ja tietää, minne tavarat kuuluvat.
Osastolla, työpisteen numerolla, kohdehuoneella ja sisällöllä.
Sovi siitä IT-vastaavan kanssa. Palvelimien ja muiden herkkien laitteiden käsittelystä sovitaan etukäteen.
Kyllä. Lisää ne tarjouspyyntöön, jotta poisvienti voidaan hinnoitella erikseen.
Muuttaako toimistonne?
Pyydä tarjous.
Kerro työpisteiden määrä ja osoitteet. Vastaamme 30 minuutissa.